Contagem de pessoas e exclusão de cadastros

O número que você vê não é o número que você está procurando

Em Administração > Pessoas > Todos, o célula.in mostra uma frase parecida com esta: “1.240 e crescendo (860 membros)”.

O primeiro número é a quantidade de cadastros existentes na sua conta. O segundo, entre parênteses, é quantos desses cadastros são de membros da igreja.

Esses dois números respondem perguntas diferentes, e nenhum deles responde “quantas pessoas estão envolvidas com as células hoje”. É comum a igreja olhar o primeiro número, achar que ele deveria representar a igreja de hoje, e concluir que a base está inflada. Ela não está inflada, ela está respondendo outra coisa: quantas pessoas passaram pela sua igreja e ficaram registradas.

A pergunta sobre envolvimento atual tem resposta, e ela está em outro lugar. É o assunto da última seção deste artigo.

Cadastro e participação são coisas separadas

No célula.in, uma pessoa tem um cadastro só, e esse cadastro é o lugar onde toda a vida dela na igreja fica registrada. A participação em uma célula é um vínculo que se liga a esse cadastro, e esse vínculo pode ser aberto e encerrado quantas vezes for preciso.

Quando alguém sai de uma célula, o vínculo é encerrado e a pessoa passa a constar como ex-participante daquela célula. A partir daí:

• ela não conta mais no tamanho da célula;
• ela não entra nos relatórios de frequência dali para frente;
• ela continua aparecendo na lista de ex-participantes, que é o registro de que ela esteve ali.

Se as pessoas que você encontrou já aparecem como ex-participantes, elas já estão no lugar certo e já não inflam nenhuma célula. O que você está vendo é o histórico, e é justamente ele que você não quer perder.

Por que o cadastro não pode ser apagado

Um cadastro no célula.in raramente é apenas um nome e um telefone. Conforme a pessoa convive com a igreja, o cadastro dela vai acumulando registros:

• presenças nas reuniões de célula, semana a semana;
• passagem por células, supervisões e redes, com datas;
• inscrições e presenças em eventos;
• matrículas, notas e conclusões de cursos;
• registros de discipulado e de consolidação;
• decisões por Cristo, batismo, admissão como membro;
• contribuições, dízimos, ofertas e transações financeiras.

Apagar o cadastro não apagaria só o nome da pessoa. Apagaria o chão de vários números que a igreja já usou e vai continuar usando.

Um exemplo concreto: se uma célula teve doze presentes numa reunião de março, e três desses cadastros forem apagados, aquela reunião passa a mostrar nove. O relatório de março muda, o comparativo do ano muda, o histórico da célula muda. E não há como desfazer. A igreja perderia o retrato do que de fato aconteceu, para ganhar uma lista mais curta hoje.

Nas contribuições financeiras o cuidado é ainda maior, porque em muitos casos existe obrigação de guardar o registro de quem contribuiu, por prazos definidos em lei. Um sistema que apagasse esses vínculos a pedido colocaria a igreja em risco.

Por isso o célula.in trata o cadastro como um registro histórico, não como uma linha de lista de contatos.

O que acontece se você tentar excluir

O célula.in tem, sim, o botão de excluir na ficha da pessoa. Mas antes de apagar qualquer coisa, ele verifica se aquele cadastro tem algum vínculo. Se tiver, a exclusão é bloqueada, e a tela informa o motivo. Alguns dos avisos que podem aparecer:

• “Essa pessoa é administradora da conta e não pode ser removida”;
• “Essa pessoa é líder de grupo e não pode ser removida”;
• “Essa pessoa tem participações em grupos e não pode ser removida”;
• “Essa pessoa tem histórico de participações em grupos e não pode ser removida”;
• “Essa pessoa já foi a 47 reuniões de grupo e não pode ser removida”;
• “Essa pessoa tem histórico em cursos e não pode ser removida”.

Repare no quarto aviso: ter histórico de participação já basta para impedir a exclusão. É exatamente o caso das pessoas listadas como ex-participantes. Elas não podem ser apagadas, por definição.

Isso não é uma limitação temporária que será removida numa próxima versão. É uma proteção deliberada, para que ninguém consiga, com um clique, destruir o histórico que a igreja levou anos construindo.

Quando um cadastro pode ser excluído

A exclusão funciona quando o cadastro não tem nenhum vínculo. Na prática, isso acontece em três situações.

Cadastro criado por engano. Alguém digitou um nome errado, criou a ficha duas vezes, ou cadastrou uma pessoa que nunca chegou a participar de nada. Esse cadastro está vazio e sai sem resistência.

Cadastro duplicado. Aqui a exclusão não é o caminho certo. Se a mesma pessoa tem duas fichas, e cada uma acumulou um pedaço do histórico, apagar uma delas jogaria fora esse pedaço. O caminho correto é a unificação, disponível em Administração > Pessoas > Cadastros duplicados, e também na própria ficha, em “Unificar com outro usuário”. A unificação junta as duas fichas em uma só, preservando o histórico das duas.

Pedido da própria pessoa, por lei de proteção de dados. Quando uma pessoa quer que seus dados pessoais sejam removidos, o célula.in oferece a anonimização. Ela remove os dados pessoais, como nome, contato e documentos, e mantém os registros históricos sem identificação, de modo que os números da igreja continuam corretos. Por exigência legal, essa ação só pode ser feita pela própria pessoa, dentro da conta dela. A igreja não pode anonimizar terceiros.

O que fazer em cada situação real

A pessoa saiu da célula, mas continua na igreja. Dentro da célula, no cartão da pessoa, use a opção de mover para ex-participantes. Ela sai da contagem da célula na hora, e passa a constar no histórico. O líder da célula consegue fazer isso sozinho, sem precisar da secretaria.

A pessoa saiu da igreja, mudou de cidade ou de país. São duas ações, e vale fazer as duas. Primeiro, mova a pessoa para ex-participantes nas células em que ela estava, para que as células voltem ao tamanho real. Depois, na ficha dela, vá até a aba “Membresia” e clique em “Desligar membro”, informando o motivo. A partir daí, ela deixa de ser contada como membro, e o número entre parênteses da tela de pessoas cai. O passo a passo completo está em Como remover uma pessoa do rol de membros. Desligar a membresia não remove a pessoa das células automaticamente, por isso os dois passos são necessários.

Você não quer que a pessoa acesse mais o aplicativo. Na ficha dela, use “Desativar conta”. Ela deixa de conseguir entrar no célula.in, e o cadastro e o histórico permanecem intactos. É o mais próximo de “arquivar” que existe hoje.

A pessoa faleceu. Na ficha, marque o falecimento e a data. O cadastro sai das listas ativas e o histórico é preservado, o que costuma ser importante para a memória da própria igreja.

A mesma pessoa tem duas fichas. Unifique, não exclua.

O que dá e o que não dá para fazer em massa

Não existe ferramenta para excluir vários cadastros de uma vez, e o motivo é o mesmo das seções anteriores: como cada exclusão depende de verificar dezenas de vínculos daquele cadastro específico, e como a maioria dos cadastros de uma igreja ativa é bloqueada por ter histórico, uma ação em massa entregaria muito pouco e arriscaria muito.

Também não existe ação em massa para mover participantes para ex-participantes. Essa baixa é feita uma pessoa por vez, dentro de cada célula. Vale lembrar que esse trabalho não precisa ficar todo com a secretaria: cada líder consegue fazer a baixa na própria célula, e essa é a forma mais rápida de colocar a base em dia, porque quem sabe quem saiu é quem está lá toda semana.

O que existe, e resolve boa parte das revisões de rol de membros, é a área de Listas.

Atualizar o rol de membros em massa com Listas

Uma lista é um conjunto de pessoas montado por filtro. Depois de criada, abra a aba Ações e aplique de uma vez, a todos os cadastros daquela lista:

• Atualizar “membro”;
• Atualizar “batizado”;
• Atualizar “forma de admissão”, entre aclamação, batismo, reconciliação e transferência;
• Atualizar “data de admissão”;
• Atualizar “data de batismo”;
• Atualizar “igreja de batismo”;
• Vincular à congregação;
• Exportar cadastros.

Ao terminar, o célula.in informa quantos cadastros foram atualizados.

É assim que se corrige o rol de membros de uma vez: monte a lista com as pessoas que não são mais membros e use “Atualizar membro” com o valor Não. Elas saem da contagem de membros sem que nenhum cadastro seja apagado e sem que nenhum histórico se perca.

Uma diferença que vale conhecer: a ação em massa altera apenas a marcação de membro, sem registrar a data nem o motivo da saída. Quando essa informação importa, o caminho é o “Desligar membro” na ficha da pessoa, que pede o motivo e guarda a data. Na prática, muitas igrejas usam a ação em massa para a arrumação geral e a ficha para os casos que precisam ficar registrados.

Onde ver o número que você realmente quer

Esta é a parte que costuma resolver a inquietação por trás da pergunta. O célula.in não espera que ninguém conte fichas na mão nem abra célula por célula para somar gente. Cada nível da estrutura tem o seu próprio lugar de resposta, e em ambos o caminho começa pelo mesmo botão: Carregar resumo.

Vale registrar uma coisa que confunde muita gente: as abas Participantes e Ex-participantes, dentro da célula, são listas de fichas. Elas mostram quem são as pessoas, não quantas são. Se você está tentando descobrir um número olhando para essas abas, está no lugar errado, e é natural acabar montando a conta na mão, em planilha.

No nível da célula

Abra a célula e clique em Carregar resumo. Ele entrega o retrato daquela célula:

• Participantes, que é o tamanho real da célula hoje, já separado entre membros, batizados não membros, não batizados e visitantes;
• Ex-participantes, que é o histórico e nunca entra na contagem dos ativos;
• Reuniões, com quantas aconteceram e quantas foram canceladas;
• Presença de Deus, e há quantas semanas a célula existe.

É esse número de Participantes que responde “de que tamanho é esta célula”. Ele não inclui ex-participantes.

No nível da supervisão, da rede ou da igreja inteira

Aqui está o ponto mais importante para quem supervisiona. Um supervisor, um pastor de rede ou o líder do grupo raiz não precisa, e não deve, entrar em cada célula para levantar informação.

Existem dois caminhos, e eles servem a propósitos diferentes.

O resumo do grupo. Na página do grupo de supervisão existe o mesmo botão Carregar resumo, mas ele entrega outra coisa: o panorama de tudo o que está abaixo daquele grupo. Lista as supervisões e as células, e para cada célula traz informações como participações, presença de Deus, líder em treinamento e futuro anfitrião. É a visão de conjunto, com a estrutura inteira em uma tela.

O menu Indicadores. É o lugar das perguntas mais específicas. Dentro do grupo, abra Indicadores. Alguns dos que respondem à dúvida sobre tamanho e envolvimento:

Participantes de células. Está no bloco “Pessoas”. Responde, em uma frase, quantas pessoas estão envolvidas com as células naquele momento, considerando todas as células abaixo daquele grupo. A tela abre dizendo algo como “Existem 340 pessoas atualmente participando de células abaixo de Rede Norte”, e traz a lista completa dessas pessoas, com idade, contato, situação de batismo e de membresia, e quais células cada uma frequenta. Para o líder do grupo raiz, esse é o número de gente envolvida com células na igreja inteira.

Perfil das pessoas. Mostra a mesma contagem de pessoas participando das células abaixo do grupo, e a desdobra em gráficos: Membresia, Sexo, Estado Civil, Faixa etária e Distribuição de idade. É onde a igreja descobre não só quantos são, mas quem são. O gráfico de Membresia é o que responde quantos dos participantes são membros e em que situação estão os demais.

Histórico de participações. O resumo de presença de todas as reuniões das células abaixo daquele grupo. Serve para ver o comportamento da frequência ao longo do tempo, em vez de uma foto de hoje.

Pessoas que frequentam vários grupos. Útil justamente quando a igreja desconfia que está contando a mesma pessoa duas vezes.

Relatórios atrasados. Mostra as células sem atualização de frequência há 7, 15, 30 ou 60 dias.

Decisões. As pessoas que se decidiram por Cristo nos grupos abaixo.